CONTROLLI SULLE PRESENZE: DI COSA SI TRATTA?

Oggi è sempre più frequente l’utilizzo del “badge” aziendale come dispositivo di rilevazione delle presenze all’interno dei luoghi di lavoro.
Tali strumenti hanno introdotto grandi semplificazioni nella gestione delle registrazioni degli orari di lavoro, ma il loro utilizzo deve avvenire nel rispetto delle norme di legge vigenti, al fine di non incorrere in sanzioni. Risulta pertanto fondamentale effettuare un corretto bilanciamento tra strumenti tecnologici utilizzati e le esigenze di un effettivo ed efficace controllo sulle presenze.

Lo stesso legislatore, attraverso una serie di modifiche legislative alla Legge 300/70, introdotte nel 2015 dal Jobs Act, ha voluto adeguare la regolamentazione alle nuove tecnologie (uso di smartphone, tablet, ecc.), specificando come gli strumenti utilizzati dal lavoratore per rendere la prestazione lavorativa e gli strumenti di registrazione degli accessi e delle presenze, non rientrino nell’applicazione delle tutele previste dalla normativa.

Cosa deve fare l’azienda?
In base al metodo di controllo e rilevazione delle presenze utilizzato, il datore di lavoro potrà non dare alcuna specifica informativa, oppure dovrà dare adeguata informazione ai lavoratori, o ancora sarà obbligato a sottoporre il sistema di controllo di cui intende avvalersi all’Ispettorato del lavoro o alle associazioni sindacali di categoria.
In pratica, l’azienda dovrà operare come segue, a seconda dello strumento di rilevazione utilizzato:
• se si avvale di strumenti che consentono il semplice accesso ed uscita ai locali aziendali senza che il loro uso venga registrato non è necessario seguire alcuna particolare procedura;
• se gli strumenti di rilevazione delle presenze memorizzano soltanto gli orari di entrata ed uscita da parte del sistema informativo aziendale (si pensi all’utilizzo di badge con banda magnetica o microchip), il loro uso è legittimo se il datore di lavoro ha fornito al lavoratore adeguata informazione sulle sue modalità d’uso e sulle modalità di effettuazione dei controlli, nel rispetto di quanto disposto in materia di privacy. Inoltre, le informazioni così raccolte sono utilizzabili dal datore di lavoro per tutti i fini connessi al rapporto di lavoro, ivi comprese le eventuali sanzioni disciplinari.
In tutti gli altri casi, la nuova disciplina ha evidenziato la necessità che sia i controlli sia le loro modalità di rilevazione, siano oggetto di un preventivo accordo sindacale, oppure – in mancanza – della preventiva autorizzazione dell’Ispettorato del lavoro competente per territorio.
Va ricordato inoltre, che nel caso di utilizzo di nuove tecnologie, come ad esempio timbratura biometrica vocale, timbratura via app con geolocalizzazione, ecc., potrebbero essere richiesti ulteriori adempimenti come l’effettuazione di una preventiva “valutazione d’impatto” DPIA (Data Protection Impact Assessment), prima di procedere al trattamento.

Studio Gadler rimane a Vostra disposizione per eventuali chiarimenti ed informazioni in merito.