PRIVACY, GDPR E GOVERNANCE: AGGIORNARE I DOCUMENTI È UN OBBLIGO, NON UN OPTIONAL

Negli ultimi anni il panorama normativo in materia di protezione dei dati si è evoluto rapidamente, così come le modalità di trattamento adottate dalle imprese.

Molti documenti redatti nella fase iniziale di applicazione del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) – spesso tra il 2018 e il 2020 – rischiano oggi di risultare obsoleti, incompleti o non più coerenti con le effettive politiche e prassi aziendali.
 

Adeguarsi non è un’opzione: è un obbligo normativo.

Aggiornare la documentazione privacy non significa solo “mettere a posto le carte”, ma tutelarsi concretamente da rischi significativi quali:

• perdita di credibilità e fiducia da parte di clienti, fornitori e partner;
• esposizione a sanzioni amministrative rilevanti;
• possibili contenziosi e danni reputazionali difficilmente recuperabili.
• blocchi operativi in caso di ispezioni o contestazioni da parte delle Autorità

Cosa prevede il GDPR
Il Regolamento impone al Titolare del trattamento di adottare e mantenere aggiornata una serie di strumenti documentali fondamentali, tra cui:

• Informative trasparenti per clienti, fornitori, candidati e segnalanti;
• Nomine formali ai Responsabili del trattamento, interni ed esterni;
• Registro delle attività di trattamento;
• Valutazione dei rischi e Data Protection Impact Assessment (DPIA) quando necessari;
• Procedure per la gestione dei data breach e per l’esercizio dei diritti degli interessati;
• Raccolta e gestione corretta dei consensi, inclusi cookie e strumenti di profilazione.

Esempi frequenti di inadeguatezza
Molte aziende si trovano oggi in una condizione di non conformità inconsapevole, ad esempio:

• informative non aggiornate rispetto ai trattamenti effettivamente effettuati;
• gestione e documentazione dei consensi non corretta, con impossibilità di dimostrare la raccolta dei consensi obbligatori (cookie, profilazione, marketing e altri trattamenti basati su consenso);
• registro dei trattamenti non aggiornato o incoerente con le nuove attività (videosorveglianza, geolocalizzazione, utilizzo di sistemi di intelligenza artificiale);
• mancata DPIA per attività oggi molto diffuse (monitoraggio remoto, tracciamento GPS, whistleblowing);
• assenza di integrazione con altri sistemi normativi collegati, come il Modello 231, la Direttiva NIS2 sulla cybersecurity, l’AI Act sull’utilizzo dell’intelligenza artificiale e la UNI/PdR 125:2022 sulla parità di genere, che rafforza la governance aziendale, la sostenibilità e la responsabilità sociale.

 Aggiornare è anche un’opportunità
Un aggiornamento ben condotto consente di:

• correggere o evidenziare eventuali criticità nei flussi di trattamento;
• semplificare la gestione delle responsabilità interne ed esterne;
• rendere più chiare e accessibili le informazioni agli interessati;
• dimostrare un approccio responsabile e proattivo in caso di ispezioni o reclami.

Supporto alle aziende
Il principio di accountability impone al Titolare di dimostrare in ogni momento la conformità delle proprie scelte e procedure. Una documentazione aggiornata non è solo un obbligo: è un asset strategico, capace di rafforzare trasparenza, affidabilità e competitività sul mercato.
 
Se non hai aggiornato la tua documentazione privacy negli ultimi 12-18 mesi, questo è il momento giusto per farlo.

Il nostro Team offre supporto completo per:

• audit di conformità;
• aggiornamenti documentali;
• formazione mirata;
• integrazione del GDPR con normative e standard collegati, come:
  - cybersecurity (Direttiva NIS2, misure tecniche di sicurezza);
  - governance aziendale (Modello 231 e sistemi di controllo interno);
  - standard ESG e parità di genere (UNI/PdR 125:2022).

 La compliance non è un adempimento una tantum, ma un processo continuo.